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はじめに
ここでは、Googleのアプリである、GoogleスプレッドシートとGoogleスライドの基本的な使い方を紹介する。近年では、オンライン会議やZoomでの打ち合わせなどが行われるようになっているが、その際に、これらのGoogleアプリを使用すれば、複数人で同時に資料作成ができ、情報を共有することができる。
1．Googleスプレッドシートの使い方
Googleスプレッドシートは、インターネットに接続できる環境にあり、Googleアカウントをもっていれば誰でも使用することができる。
Googleスプレッドシートの開始方法
GoogleアプリであるGoogleスプレッドシートは、Googleアカウント管理の画面右上のボタンから選択する。
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Googleスプレッドシートをクリックする
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新しいGoogleスプレッドシートを作成する。テンプレートのなかから使用用途に合ったものを選択することもできる
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今回は、何も記載されていないシート「空白」を選択する
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「空白」をクリックすると、下のようなシートが表示される。操作方法に関しては、Microsoft社のExcelと同じ感覚で使用することができる
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Googleスプレッドシートを共有する
次に、作成したGoogleスプレッドシートを教員間で共有する。たとえば、スプレッドシートでカレンダーを作成したとする。このシートを複数の教員で共有し、それぞれ予定を書き込むことで、複数の教員のスケジュールを、手間をかけずに作成し管理することができる。共有方法は以下のとおりである。
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シートの右上の「共有」をクリックし、シート名を付け、「保存」をクリックする
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次に、共有したい相手のGmailアドレスを入力し「送信」をクリックすると共有することが可能となる
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または、「リンクのコピー」をクリックすると、シートのURLがコピーされ、そのURLを相手に伝えることで、シートの共有が可能となる
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共有権限は、「閲覧者」・「閲覧者（コメント可）」・「編集者」の3種類あり、たとえば先ほどのカレンダー管理の例の場合は、各教員が直接予定を入力する必要があるため「編集者」を選択するとよい
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Googleスプレッドシートはクラウド上（オンライン上）で自動的に保存される
シートを修正した場合も自動で上書き保存される。
作成したシートは、Microsoft社のExcelの形式やPDFなどに変換してダウンロードすることが可能である。画面上部の「ファイル」を選択し、「ダウンロード」から保存形式を選択する。
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以上がGoogleスプレッドシートの基本的な使用方法である。
2．Googleスライドの使い方
Googleスライドは、共同でスライドを作成できる優れものである。作成したデータがオンライン上のGoogleドライブに保存されるため、複数人が別々の場所から同時にデータにアクセスし編集することが可能である。資料作成の際に、デザイン担当、文字入力担当、図形グラフ挿入担当など作業を分担することがあるだろう。このような際にも同時にスライドを作成することができるため、他の人の進捗状況や作成状況を確認しながら自身の担当分を作成することができる。
Googleスライドの開始方法
Googleアプリを開き、「スライド」をクリックすると開始することができる。Googleスライドはテンプレートも多く、授業などの資料作成にも使用しやすいものが多い。
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テンプレートギャラリーをクリックすると、多彩なテンプレートから選択し使用することができる
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「空白」をクリックすると白いスライドが表示され、一からスライドを作成することができる
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授業資料や発表資料の作成などを共同で行う際は、テンプレートのなかの「教育」のサンプルから選んでみるのもよい
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使用用途にあったテンプレートやテーマを選択して、Googleスライドが開始となる
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スライドの内容を作成していく
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スライド作成でよく使用するテキスト入力の方法として、「テキストボックス」がある。画面上の①「挿入」、②「テキストボックス」の順でクリックする
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「テキストボックス」をスライド上に置き、文字を入力することでテキストを貼りつけることができる
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そのほかにも、①「挿入」、②「図形」の順でクリックすると、「図形」「矢印」「吹き出し」等を挿入することができる
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実際のスライドの作成方法に関しては、Microsoft社のPowerPointと同じ感覚で使用することができる。
Googleスライドを共有する
共同作成者と同時にスライド作成を行う際は、Googleスプレッドシートと同様、画面右上の「共有」をクリックし、共有したい相手のGmailアドレスを入力して「送信」をクリックすると、共有することができ、同時にスライドの作成や修正が可能となる。PowerPointと互換性があり、Googleスプレッドシートで説明したように、画面上部の「ファイル」を選択し「ダウンロード」を選択することで、保存形式を「PowerPoint」や「PDF」に変換することができる。
以上がGoogleスライドの基本的な使用方法である。
3．Googleスプレッドシート、Googleスライドを使用する上でのセキュリティ対策
作成したGoogleスプレッドシートや、Googleスライドは、Googleドライブに保存される。Googleドライブをより安全に利用するためには、セキュリティ対策を意識することが重要となる。
セキュリティ対策の例
・2段階認証を設定する
・ファイルのアクセス権を制限する
・データのバックアップをとる
・公衆wi-fiに接続しない
上記セキュリティ対策を意識しながら使用すれば、GoogleスプレッドシートやGoogleスライドはとても便利なツールとなる。ぜひ活用してみることをおすすめする。
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